ホワイトカラーの生産性向上ツールのＲＰＡは普及期に
金融業界をはじめホワイトカラーの業務効率化・生産性向上のツールとして注目されしているRPA(Robotic Process Automation)。RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、業務プロセスをソフトウェアロボットで自動化させる仕組みです。
OA化が進んだ近年は事務業務の大半がパソコンで完結するようになってきましたが、その業務を自動化させるというものです。
動作を自動化するマクロのようなものですが、
-「メールを読んで、自社システムに転記」など、アプリケーションをまたいでの動作が可能なこと
- ビジュアルでの構築環境が整備され、プログラミングスキルがない人でも作成できること
などの適用範囲と使い勝手のよさから、近年急速に普及してきました。
ソフトウェアロボットのため目に見える存在ではないですが、オペレーションの実行にあたっては、ユーザーIDと権限を付与して社員に擬制して動かすこともあり、日本生命の「日生ロボ美」のようにロボットに愛称をつける会社も多いです。
「ロボ美がPDF化してくれるからメール送っといて」というように、あたかもロボット従業員がいるかのような使い方もするわけです。
rpa-bank.com
ロボットなのでRPAが代替できることには制約があるものの、価格は1台あたり年間で50万〜数百万円程度と人を雇うのに比べればリーゾナブル。
従業員より安いコストで働き、集中力が途切れることもなければ、サボることも不平を言うこともありません。もちろん24時間休みなしに働かせても「ブラックだ」と言われません。経営者にとっては固定費である人件費を圧縮する救世主というわけですね。
RPA普及促進の裏で産まれるポンコツロボット、野良ロボットたち
私の働いている会社でも、積極的なRPAを導入で合理化を進めようと、経営層の旗振りのもと一大施策が打たれました。
キャッチフレーズは「あなたの職場にロボットを」。主要な職場にロボットを配布して、トレーニングプログラムとともに各職場に自由な活用を促すことにしたわけです。
…と、ここまで書くと太っ腹な会社だと思われますが、うまい話には裏があるもの。「そのかわり要員を１割削れ」との見返りがセット。何とも切ないですね。
「人が減らされる！」という背中に火がつけられた状況で、ITリテラシーが高い若手従業員を中心に、様々な部署でＲＰＡによる業務自動化が活発化しました。
当初は経営層の目論見どおり進んでいきましたが、しばらくすると問題が発生してきます。役に立たないポンコツロボットや、挙動の怪しいロボットの活動によるトラブルが目立ってきたわけです。
いわゆる「ロボットの野生化」や「野良ロボット」と呼ばれている問題です。
野良ロボットといえば、野良仕事好きな21エモンの「ゴンスケ」を想像してしまう私は、ちょっと古いですね。
先日も「ゴンスケが動かなくなってしまった。」と嘆いている部署がありました。
聞くと「定期的に、社内ネットワークの共有ファイルにある為替レートや価格情報を、ローカルファイルに転記していく」RPAタスクが動かなくなった模様。
どうやら、転記元のファイルが取得できなくなったようで転機元を確認すると、なんと転機元のファイルもRPAで作成。こちらは「毎日社内イントラネットに表示されている為替レートをファイルに転記していく」タスクで、こちらも同じく動作していません。
さらにこの情報元のイントラネットは、「銀行のHPに掲載されている日々の為替レートを取得する」というRPAが元になっていました。
なんと最終工程にたどり着くまでに3つのRPA作業が入っていたわけです。いわばロボット同士でバケツリレーをやっているようなもんですね。
原因の所在は、「情報の取得元であった銀行HPが改定されて、うまくとれなくなったので、イントラネットに銀行HPのリンクを貼るよう変更した」というもの。財務部署では掲載情報がどう使われているまで把握できず、結果して情報がなくなり、ロボットたちは空のバケツで延々バケツリレーをしていたわけです。
為替レート情報の管理と配布が一元化されていないことが問題の根底にあったわけですが、そこに注目せず各作業をRPA化した結果、無駄な作業をするロボットが産まれたわけです。
また、別の部署では「上司の承認手続きを自動化してくれるロボット」というRPAもありました。いわゆる「めくら判」の自動化です。
「承認作業は形式的なので自動にして手間を減らした」が謳い文句ですが、ちょっと待て。何も見ずに承認しているのなら。そもそもその承認っていらないのでは？
承認が必要ない業務なのか。それとも本来は判断すべき仕事をサボっているのか。そこの評価なくして自動化しても意味がありません。
ロボットたちは指示に忠実に動きます。それがデタラメな指示や意味のないことであっても。
自動化する前に業務整理がない場合には、カオスな状況しか生まれません。人がやっている作業なら見た目で「無駄なことをやっているな」と分かる場合もありますが、ロボットの自動作業となると見えないためブラックボックスとなってしまいます。
曲がりくねった道をスピードを出していくことにリスクはないか。
以前に生産管理について指導を受けたときの言葉を思いだしました。
生産性を倍増させるには、目指すゴールに早く到達しなければならない。
しかし、今まで歩いていた道を走って早く着こうと思ってはいけない。
早くつくには曲がりくねった道を、ゴールに最短で到達するまっすぐな道に作りかえて歩くことだ。
機械化・自動化の前に、本来は業務フローの整流化が必要なわけですね。
ただし、新たな道を作るのは、エネルギーも時間もかかるもの。「道が曲がりくねっていて時間がかかるなら、歩かずバイクに乗って進もう」のが、現状業務をRPAで自動化するイメージなのかもしれませんね。
理想は「まっすぐな道をバイクで進むこと」なんでしょうが、現実はいろいろと難しいものです。
管理ができずブラックボックス化したRPAだらけの会社で起きそうだなと思っているのが、犯罪です。
RPAを活用させるためにユーザー権限を広くもたせている会社も多いとか。そんな会社に潜りこみ「６ヵ月後に起動して、自分の預金口座に10億円振り込み」するようロボットに指示。実行犯のロボットに待機させている間に、自分は海外に逃亡しお金だけ引き出してドロン。
IT活用のハードルが低くなったということは、ITを使った犯罪のハードルも低くなるわけです。
どんなに便利な道具でも、使い手次第ではガラクタになったり、厄災をもたらすものになったりするものです。
RPAはあくまでプログラム。システム開発と同じで、作るにあたっての業務整理と運用段階での管理がないと、いつか手痛いしっぺ返しがあるかもしれません。
- 自動化の前に業務自体を整理すること
- 無法地帯とならないよう管理すること
が大事なのではないかと思います。
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